Persondata arkiv

Lokalhistorisk Arkiv for Kegnæs Sogn

Modtagelseserklæring
Når der afleveres arkivalier til det lokalhistoriske arkiv, udfyldes en modtagelseserklæring med beskrivelse af hvert af de afleverede arkivalier samt giverens navn, adresse, telefonnummer og emailadresse.
Giveren orienteres om, hvad modtagelseserklæringen bruges til, før giveren skriver under på denne.
Modtagelseserklæringen opbevares i ringbind mrk. dette som dokumentation for det afleverede materiale.
Modtagelseserklæringen kan uploades til den Arkibas-journal, der efterfølgende bliver udarbejdet for den pågældende indlevering.
Modtagelseserklæringen og Arkibas-journalen er ikke tilgængelige for offentligheden.

Arkibas
Arkivloven tilstræbes overholdt jvf. vejledningen “Billeder på Arkiv.dk – hvad siger reglerne?”.
Gælder for både billeder og dokumenter.
Navne på personer på billeder, taget efter 1970, publiceres ikke, med mindre der er tilsagn fra samtlige personer på billedet. Gælder fx skolebilleder og konfirmationsbilleder (religiøse forhold).
Ved henvendelse om billede, som ikke ønskes publiceret, fjernes dette.
Se også punkterne “Ophavsret” og “Tilgængelighed”.

Dataansvarlig/databehandleraftale
Hovedaftalen omhandlende Licensaftale underskrives af formanden for SKLA.
Databehandleraftale underskrives af den ansvarilige i Arkibas, Vejle. Kopi er i ringbind med referater?
Dataansvarlig er arkivlederen, som bekræfter dette med sin underskrift. Kopi er i ringbind med referater.
Den enkelte er dog ansvarlig for eget arbejde, herunder modtagelse, bearbejdning og opbevaring af arkivalier, hvad enten dette er fysisk eller på Internettet.

OversigtHåndtering af persondata
Persondataloven gælder for levende personer samt personer, der er døde inden for de seneste 10 år.
Afveje hensyn til samfundet henhldsvis den registrerede. Overveje formålet.

Almindelige persondata	Persondata med højere grad af beskyttelse
Nulevende	Kan offentliggøres, dog har personen indsigelsesret	Kun med udtrykkeligt samtykke eller allerede offentlige oplysninger
Afdøde	Ingen begrænsning	Kan offentliggøres 10 år efter personens død

Tilgængelighed

Døds- og begravelsesregistre	10 år efter dødsfaldet
Arkivalier, der er skabt af den offentlige sektor og domstole	Efter 20 år
Arkivalier, som indeholder myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres.	Almindeligvis efter 50 år
Folkekirkens og de anerkendte trossamfunds ministerialbøger, sønderjyske personregistre og borgerlige ægteskabsbøger	Efter 50 år
Arkivalier, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private og økonomiske forhold	Efter 75 år

Ophavsret

Originale tekster	70 år efter forfatterens død, dvs. ophavsretten er hos arvingerne.
Billeder/værk med originalitet	70 år efter professionel fotografs død.
Billeder/amatørfotos	50 år efter fotograferingen, i praksis alle billeder før 1970.
Samlinger, lister, registre, telefonbøger	15 år

Godkendt 02.12.2019